Creo que el factor más importante es el propósito del evento. Eso ayuda a definir y determinar qué implica, para quién es, y eso influye en el tamaño y la naturaleza del lugar requerido, cuál puede ser la duración del evento, cuánto podría costar la asistencia y el tipo de instalaciones que podrían requerirse. Una vez establecido todo eso, se puede seleccionar la ubicación y las fechas precisas y, si es necesario, se puede promocionar el evento. Hay tantos tipos diferentes de eventos, cada uno es diferente y tiene sus propios requisitos. El organizador experto calificado debe poder determinar la mejor solución y creo que enfocarse en el propósito, como se describió anteriormente, es la mejor manera de lograrlo.
¿Qué percepción te llevarías si viajaras a un destino para participar en un Congreso de tu interés y se presentarán problemas en la logística del mismo, tales como, esperar mucho tiempo para ser registrado y acceder al evento, no tener lugar reservado en el recinto a pesar de haber confirmado tú asistencia, no contar la información sobre los hoteles sede o bien que el destino carezca de una suficiente y variada oferta de servicios para atender tus necesidades durante tu estancia?
Si viajara a un congreso y descubriera que la organización y la preparación del evento tienen fallas en la forma descrita, me decepcionaría, frustraría o enojaría dependiendo de la profundidad y el alcance del problema. En realidad, tales eventos a menudo atraen a grandes volúmenes de personas que generalmente desean llegar y ser procesados al mismo tiempo o en momentos similares .Por lo tanto, se puede esperar y aceptar cierto grado de congestión. Sin embargo, si esto se extiende hasta un punto ridículo o comienza a comprometer el calendario del evento, entonces eso no puede ser aceptable. Del mismo modio, si una reserva falla, pero se resuelve rápidamente, entonces eso es bastante diferente a la gran cantidad de personas que quedan fuera o una situación en la que no hay una solución disponible. Sin embargo, este tipo de problemas puede tener un impacto significativo en la disposición de los asistentes a regresar. A menudo, los eventos de este tipo son anuales o periódicos. Si un organizador causa una gran decepción, frustración o enojo entre los asistentes, es muy probable que los eventos futuros sufran un interés reducido. En algunos casos extremos, los asistentes pueden buscar legítimamente una compensación financiera o de otro tipo por las dificultades que encuentran, lo que resulta en una reducción de ingresos para los organizadores. Por estas razones, es muy importante que tales eventos estén bien organizados y que estén disponibles niveles adecuados de soporte y administración para resolver rápidamente los problemas, cuando estos surjan.
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